Améliorer l'organisation : comment faire ?

Fiche pratique

Améliorer l’organisation et le fonctionnement : comment Faire ?

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Cinq Principes

Principe n° 1 : agir de façon participative, en recherchent le consensus avec les personnes concernées

Pourquoi ? : Associer les personnes facilite ensuite la mise en œuvre et l’évolution des comportements

Pourquoi ? : On tient compte des problèmes de terrain et de mise en œuvre qui, sinon, risquent de devenir ensuite bloquants

Ces avantages sont les avantages majeurs de le démarche qualité

Principe n° 2 : Traiter les problèmes au niveau de l’organisation et non du fonctionnement opérationnel :

améliorer les processus qui ont mené aux problèmes

Ne pas chercher de coupables, affiner l’organisation pour que les intéressés puissent travailler correctement s’ils le veulent, se mettre à leur place.

Pourquoi ? : Afin de mettre en place une amélioration durable et bien appropriée par les intéressés

Pourquoi ? : Afin de respecter le rôle de la hiérarchie et de ne pas entrer en conflit avec elle.

Principe n° 3 : Agir avec compétence : préparer avec soin, faire appel aux experts utiles,

Pourquoi ? : Afin de trouver les meilleures solutions et d’éviter les erreurs

Pourquoi ? : Afin d’être un interlocuteur valable pour les intéressés

Principe n° 4 : dans les cas difficiles faire faire le diagnostic par un consultant extérieur.

Pourquoi ? : Pour forcer plus facilement les obstacles

Pourquoi ? : Pour éviter de se créer des inimitiés durables avec les personnes qui bloquent

Principe n° 5 : mesurer avant, pendant et après

Pourquoi ? :

Ø Avant : pour mieux convaincre et faire décider l’amélioration (ou évacuer les faux problèmes)

Ø Pendant : pour vérifier la bonne orientation

Ø Après : pour valoriser l’action

Mise en pratique

6 étapes

1^ère étape : Sélectionner le problème à traiter, choisir le chef de projet

Prendre les problèmes les plus graves en priorité (régler rapidement les problèmes simples par ailleurs)
Vérifier la faisabilité globale (qui, comment, coûts et moyens, avis de la Direction…)
Choisir le chef de projet le plus apte : bien accepté par les intéressés, apte à la médiation, pragmatique et de bon sens
Dans les cas difficiles (exemple : blocage par un cadre influent), faire faire le diagnostic (étape 1 à 4) par un consultant extérieur, bien choisi.
Adapter la méthode à la complexité du problème. Un problème simple sera résolu simplement (en regroupant les différentes étapes).

A éviter :

Se disperser à traiter des problèmes secondaires, en négligeant les problèmes graves
Lancer des actions qui ne pourront pas aboutir ou dont le chef de projet n’a pas la capacité

2^ème étape : Bien caractériser le problème

Réunir les données (méthodes, réglementation, bilans, statistiques…)
Mesurer l’importance du problème et de ses conséquences,
Analyser : différents cas, causes, processus en cause, personnes concernées…
Identifier les contraintes et les obstacles : limitations budgétaires, réglementation, états d’esprit…
Consulter la direction sur sa position vis-à-vis du problème (si utile)

Cette étape permet de définir la stratégie à adopter, d’éviter les « pièges » et de lister les points à approfondir par la suite.

A éviter :

Engager directement l’action sans avoir fait cet approfondissement

3^ème étape : Mener une enquête de terrain

Le chef de projet associe toutes les parties participants aux processus en cause
Il mène une enquête de terrain en rencontrant successivement tous les acteurs et en les consultant sur les solutions possibles

A éviter :

Proposer en « bureau », sans aller sur le terrain et sans rencontrer les acteurs directs.

4^ème étape : Préparer un projet

Le chef de projet prépare un projet à partir des suggestions recueillies
Ce projet doit être le plus complet possible (modalités de réalisation, coûts, délais, moyens…) afin que le décideur prenne sa décision rapidement.
Finaliser le projet en concertation avec les intéressés, afin de tenir compte au mieux des besoins détaillés de chacun (en cas de diffférends, les noter). Ceci permet de limiter les oppositions par la suite.

A éviter :

Présenter à la Direction seulement le problème, sans ou avec une solution mal élaborée è pas de décision

5ème étape : Faire réaliser

Assurer un suivi assidu en assurant les actions d’accompagnement utiles : explications, formations…

A éviter :

Laisser les personnels se débrouiller, ce qui pour conséquences la résistance au changement, la mauvaise mise en oeuvre des solutions adoptées

6^ème étape : Suivre jusqu’à bon fonctionnement

Seule la pratique montrera si la nouvelle organisation fonctionne bien ou non, et il faudra souvent ajuster, former, expliquer, corriger les dérives… tout en laissant aux acteurs le temps de s’adapter
Mesurer les progrès : cette mesure permettra de conforter la motivation des acteurs et des dirigeants.
Dresser un bilan de l’opération et communiquer

A éviter :

Laisser les personnels se débrouiller, ce qui pour conséquences la résistance au changement, la mauvaise mise en oeuvre des solutions adoptées

Par Christian DOUCET

En cas de reprise, merci de citer l’auteur.