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mise à jour du
16/02/2014
FICHE PRATIQUE
Les fiches pratiques sont des
guides simples sur les sujets traités.
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propres fiches : nous les publierons à votre nom après
validation.
Les rôles respectifs du manager et de son assistante
Impression (fichier pdf)
(Voir aussi la fiche sur la délégation)
La fonction d’une assistante est
d’alléger la charge des responsables pour toutes les tâches courantes afin de
leur permettre de se concentrer sur l’essentiel.
Son rôle est normalement le
suivant :
- Être en interface avec l’extérieur pour toutes les
relations courantes, notamment filtrer le téléphone, les mails et les
contacts (le manager peut bien entendu continuer à avoir des contacts
directs lorsqu’il le souhaite et réserver sa ligne directe pour les contacts
téléphoniques à haut niveau)
- Aider à gérer l’emploi du temps et les activités
associées : réservation des salles, préparation des différents éléments,
envoi des ordres du jour et recueil des réponses…
- Assurer le secrétariat : gestion des courriers,
frappe…
- Ainsi que des missions à part entière telles que le
classement des documents, la gestion des moyens matériels, la gestion et la
vérification des bases documentaires, etc…
Ceci suppose toutefois une complicité étroite entre les
deux parties :
- Le manager doit accepter de déléguer les tâches
précédentes, et en respecter les conditions : informer en détail de façon à
rendre l’assistante capable de prendre les bonnes décisions de traitement
amont, ne pas la court-circuiter, accepter le risque d’erreur, maintenir une
attitude conviviale et soutenir l’assistante en cas de problème…
- L’assistante doit aussi être digne de confiance :
soigner particulièrement de façon à éviter les erreurs, être disponible et
polyvalente, savoir faire preuve d’autorité et s’imposer aux importuns (avec
diplomatie…), développer ses compétences dans les
domaines suivis, être une bonne organisatrice, anticiper les problèmes pour
le manager, rester discrète…
Exemple
d’organisation pratique
- Le manager rencontre chaque matin rapidement son
assistante pour faire le point sur les urgences, les événements marquants,
les problèmes, avec pour objectif commun d’anticiper les difficultés et de
s’aider mutuellement à les résoudre
- Il informe scrupuleusement l’assistante sur son emploi
du temps, ses rendez-vous…
- L’assistante informe le manager sur tout ce qu’il est
important qu’il connaisse. Elle anticipe les réunions et les problèmes, et
prépare les éléments correspondants à l’avance.
- Son rôle est plus précisément le suivant :
- rédaction et frappe de courrier
- tenue des agendas
- filtrage des
communications téléphoniques et réception des fax
- organisation et mise à
jour des fichiers informatiques
- classement, archivage
- tri du courrier et
diffusion des informations, gestion de la messagerie
- gestion de la
documentation
- organisation des
rendez-vous, des réunions, des déplacements –
- commande et gestion des
stocks de fournitures pour le manager
- participation à la
conception des tableaux de bord et autres outils
-
édition et mise à
jour des tableaux de bord
Par
Christian DOUCET
En cas de reprise, merci de citer l’auteur.
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