|
FICHE PRATIQUE
METTRE EN PLACE UN ERP AVEC SUCCES
par Christian DOUCET
Les
fiches pratiques sont des guides simples sur les sujets traités.
Si vous les réutilisez, merci de citer la source.
Avertissement
Le sujet
est repris et détaillé dans les
différents livres de l'auteur (cliquer ici)
Les guides et modèles sont diffusés pour une utilisation strictement
personnelle.
Pour toute utilisation à titre professionnel interne ou vis-à-vis d'autres
organismes ou entreprises,
bien vouloir citer le Cabinet en référence. Merci !
mise à jour du
16/02/2014
Pour impression, fiche au format .DOC
La mise en place d’un ERP (c’est-à-dire d’un progiciel de gestion
intégrée, qui gère tout les flux des produits, des commandes aux
livraisons, y compris stocks, approvisionnements, facturation…) dans
les entreprises, est fréquemment difficile :
A la mise en service, le logiciel est souvent mal adapté, des
fonctionnalités manquent, le personnel est mal formé,
la documentation est absente… Et l’entreprise entre alors dans une
véritable galère qui peut durer des années.
Cette fiche donne quelques conseils pour bien réussir.
Les écueils essentiels à éviter
Lors de la mise au point
initiale pour le paramétrage du logiciel, on se focalise souvent sur le
processus nominal. Or ces logiciels savent en général parfaitement
réaliser les opérations courantes. Les problèmes proviennent des
opérations rares ou accessoires : report d’une année sur l’autre,
inclusion de documents, élaboration de statistiques et de bilans,
traitement des commandes « spéciales », etc… Et, dans ce domaine, les
pièges fourmillent et ils peuvent rendre le logiciel impraticable à
cause de détails en fait « fondamentaux »…
Lorsque l’on n’a pas trop
l’habitude de ces logiciels, il est très conseillé de se faire assister
par un conseil expérimenté, extérieur à l’éditeur ou à l’installateur.
Ce conseil doit bien connaître les défauts courants des ERP et la
démarche qualité fonctionnelle. Il vous aidera efficacement à mettre en
place un ERP réussi.
Les étapes
1-
Commencer par schématiser toutes les étapes du processus qui va
de la commande (parfois de la prospection) à la facturation, en incluant
également toutes les autres opérations annexes : gestion des différents
stocks, bilans, comptabilité, connaissance des prix de revient… Vous
devez retrouver dans ces schémas tous les postes de travail et toutes
les fonctions qui sont concernés de près ou de loin.
2-
Interviewer les différents acteurs pour bien comprendre leurs
besoins et leurs méthodes : surtout aller dans le détail des écrans et
des paramètres souhaités, approfondir tous les cas atypiques, tous les
problèmes qui dérogent à la procédure nominale. Prendre des exemples des
différents types de commande, de bilans, de documents de sortie… afin
d’être sûrs.
Analyser le type de gestion souhaité selon les produits et articles :
sur stock ou à la commande, en nombre ou à l’unité… Il est important de
ne pas se tromper sur ce point car c’est toute la logique de
l’exploitation par le logiciel qui en dépend.
3-
Récapitulez le tout dans un cahier des charges précis, poste par
poste.
Ce travail est à faire indépendamment de l’installateur du progiciel. Le
consultant sus-nommé vous aidera à la réaliser si vous connaissez encore
mal les ERP.
4-
Le cahier des charges précédent vous permettra un dialogue clair
et sans erreur avec l’installateur du progiciel, pour son choix puis
pour son paramétrage.
5-
Une fois le logiciel paramétré, validez-le, poste par poste, par
rapport au cahier des charges précédent, en associant les personnels
intéressés.
6-
Profitez de la validation pour préparer une fiche méthode pour
chaque poste expliquant clairement comment procéder pour les opérations
courantes (faire court). Détailler aussi les opérations rares et les cas
de problème (vous pourrez ensuite enrichir ces guides). Faire simple,
avec des photos d’écran.
Ces fiches, que vous tiendrez à jour, vous faciliteront ensuite
fortement les formations et l’apprentissage initial des personnels. Vous
éviterez le « mouvement brownien » habituel lors de la mise en service
de ces logiciels.
7-
Organisez soigneusement la mise en place, en anticipant les
problèmes : installation des postes informatiques, information,
formations, mise en place de la Hot-line…
8-
Suivez attentivement et accompagnez les personnels : bon
fonctionnement de la hot-line, réponses aux questions, ajustements du
paramétrage du progiciel, amélioration des guides, compléments de
formation…
Une telle mise en place introduit une profonde mutation du
fonctionnement. Il faut que les habitudes se reprennent, que les
personnels se réapproprient les nouvelles méthodes… Le paramétrage du
progiciel est également généralement à finaliser. Un bon accompagnement
initial est donc clef pour un bon usage final.
Les signes de la réussite ?
Ainsi, préparé par des
spécifications précises prenant en compte les diverses particularités,
validé avant implantation, associé à un effort de méthode et
attentivement suivi lors de sa mise en place, un ERP peut être mis en
service rapidement, en évitant les désordres habituels.
Ces mesures peuvent sembler importantes, mais quand on les rapporte au
coût du progiciel et à son rôle central dans l’entreprise, il ne faut
pas hésiter à les prendre. Même si elles prennent du temps et demandent
éventuellement un petit investissement supplémentaire, elles seront
rentabilisées au centuple par la suite si elles évitent d’avoir à
utiliser un logiciel mal adapté.
Le signe de la réussite ? Un progiciel qui permet un fonctionnement
nettement amélioré et qui entre en service rapidement et sans drames. |
